Deniso, prozraďte, jak jste se dostala k dotačnímu poradenství?
K dotačnímu poradenství jsem se dostala už během mých studií. Vystudovala jsem Vysokou školu báňskou-Technickou univerzitu Ostrava, obor Eurospráva, kde jsem se ve čtvrtém ročníku rozhodla věnovat projektovému řízení, a tímto směrem se ubírala i moje diplomová práce. V pátém ročníku jsem si našla praxi a nastoupila jsem pak rovnou do práce v oboru dotačního poradenství.
Co vás tak zaujalo, že jste si toto zvolila jako svou kariérní cestu?
Líbilo se mi, že mohu pomoct podnikatelům a dalším subjektům získat podporu pro jejich činnost. A přišlo mi to jako super příležitost se rozvíjet a poznávat různé obory podnikání.
Kdy a proč jste se rozhodla založit vlastní firmu?
Nejsem zakladatelkou společnosti novixo. Před sedmi lety mě kamarádka a zároveň bývalá kolegyně požádala o spolupráci v rámci dotačního poradenství a o pár let později mi společně s její kamarádkou nabídly spoluvlastnictví firmy. Mým cílem už v době studií nebylo podnikat, ale nějakým způsobem jsem se k tomu přirozeně a postupně dostala.
Jak to dneska v novixo máte? Už je to jenom vaše firma, nebo jsou v ní kamarádky stále aktivní?
Aktuálně jsem jedinou majitelkou i jednatelkou. Z původní trojice dnes s jednou kolegyní stále spolupracuji na vybraných projektech, druhá se už věnuje vlastním aktivitám mimo novixo.
Prozradíte, jak se stalo, že vás pozvaly k sobě do firmy a teď je firma vaše?
V období, kdy jsem do novixo nastoupila, začala firma, podle našeho názoru, růst rychleji z hlediska počtu projektů, než jsme původně očekávaly. Kolegyně mají rodinu a bohužel bylo a je dost náročné řídit dynamicky rostoucí byznys a nezanedbávat rodinu.
Takže to na vás padlo?
V podstatě ano. Jako na jedinou bezdětnou to na mě vlastně padlo.
Co se dnes pod názvem novixo skrývá? Co vlastně firma představuje, jaké má hodnoty?
Pro mě je úplný základ kvalita odvedené práce. A to, že se neženeme za kvantitou, ale kvalitou. Jsme schopni i našim žadatelům říct, že třeba ten konkrétní dotační titul pro ně opravdu není vhodný a doporučíme žádost nepodávat.
Ke každému klientovi přistupujeme individuálně, i když se to jeví jako klišé. Každý projekt znám od A do Z, a i možná díky tomu se nám ještě nestalo, aby náš žadatel měl krácenou dotaci z důvodu naší činnosti. Skutečně, na základě naší činnosti za celou historii nedošlo ke krácení dotace, což je myslím nejlepší vysvědčení.
Komu pomáhá novixo s dotacemi? Komu jsou vaše služby určeny?
Naším primárním zaměřením jsou nemocnice, zejména ty z Moravskoslezského kraje. A také podnikatelé ze všech oborů, obce, kraje a případně se snažíme pomáhat i spolkům.
Co vaše práce obnáší, co všechno pro klienty děláte? Co vám před začátkem spolupráce musí klient o sobě a svém podnikání prozradit?
Pokud nás klient osloví, že by chtěl požádat o dotaci, tak úplně na začátku potřebujeme vědět právní formu, pro kterou dotační titul hledáme, samozřejmě i finanční rámec jeho plánovaného projektu a místo realizace. A samozřejmě i bližší informace o tom nápadu, který klient má, a který by chtěl dotačně podpořit.
Poté provedeme analýzu dotačních příležitostí, pokud klient nepřijde už s konkrétním dotačním titulem. Následně vybereme ten nejvhodnější titul vzhledem k jeho záměru. Tady ale musím znovu zdůraznit, že někdy je výsledkem analýzy i to, že pro konkrétní záměr klienta není žádný dotační titul vhodný.
Vždy naše žadatele předem seznámíme s riziky, která jsou s tím spojená, aby se sami mohli rozhodnout, jestli je pro ně konkrétní dotační titul vhodný.
Řekněme, že se s klientem dohodnete a o dotaci budete usilovat. Co následuje?
Poté připravíme soupisku požadavků, v rámci které žádáme klienta o povinné dokumenty a informace nezbytné k podání žádosti. Na základě dodaných podkladů, které nejsou veřejně dostupné, klientovi připravíme povinné přílohy žádosti o podporu.
Snažíme se, aby žadatel o dotaci měl co nejméně administrativní práce. Drtivá většina agendy je na nás, a samozřejmě v průběhu procesu zpracování žádosti o podporu hlídáme splnění všech podmínek.
Kolik vás na to dnes ve firmě je? Musí to být hodně administrativy, určitě vznikají komplikace.
Mám kmenový tým o pěti lidech, ale samozřejmě pokud řešíme i technické záležitosti konkrétního projektu, tak zapojíme více odborníků.
Projekty zpracováváme tak, aby byly obsahově v pořádku a při zpracování žádostí o podporu se zaměřujeme i na možná úskalí v době realizace projektu. Takže se snažíme projekt už v přípravě nastavit tak, aby komplikace ideálně nenastaly.
To musí znamenat hlavně malý prostor k chybám. Jak máte nastaveny procesy, abyste odhalovali chyby nebo abyste se jim vyhnuli?
V rámci naší společnosti pracujeme s projektovým nástrojem, ve kterém vedeme naše projekty a také provádíme minimálně dvakrát týdně kontrolu všech projektů ve všech systémech, ve kterých projekty administrujeme.
Aktuálně přecházíme na Google Drive, díky kterému zefektivňujeme naše interní procesy jak v přípravách žádostí o podporu, tak i v jejich následné administraci.
Navíc u nás platí pravidlo dvojí kontroly, kdy drtivou většinu informací, které vychází z firmy, vidím.
Co vás na vaší práci nejvíc baví, nebo co vás více baví, práce s klienty, příprava projektů nebo naopak manažerské řízení kolektivu a celé firmy?
Rozhodně zpracovávání projektu a komunikace s klienty. To mám nejraději.
A jak se cítíte v tom manažerském řízení firmy? Je to něco, co třeba chcete do budoucna předat někomu jinému?
Já jsem vděčná za tu možnost vést vlastní firmu, takže určitě bych se tomu do budoucna chtěla věnovat i nadále, ale musím taky říct, že základem je kvalitní tým, na který se mohu spolehnout. Dokud budu mít tým takový, jaký mám, tak určitě chci a ráda budu v řízení firmy pokračovat.
Už jsme to trošku nakousli, ale popište, jak vypadá typická spolupráce od prvního kontaktu až po finále, kdy se projekt zrealizuje, kdy je dotace proplacena. Jak to vypadá a jak je ta spolupráce dlouhá?
Od prvního kontaktu do rozhodnutí o poskytnutí dotace je to průměrně půl roku.
Ale samozřejmě jsou dotační tituly, které jsou rychlejší a dotační tituly, které jsou i delší. Takže je to opravdu individuální.
Samotné proplacení dotace závisí na harmonogramu daného projektu a kvalitě zpracování žádosti o proplacení. Čím častěji by se žádost vracela k opravě, tím později je dotace proplacena na účet.
Kolik to zabere osobních schůzek s klientem? Kolik to je e-mailů, telefonů?
Nedokážu to kvantifikovat. Primárně pracujeme vzdálenou formou, ale když je potřeba, jedeme za klienty osobně.
Nechci, ať to vyzní špatně, ale skutečně se snažíme o minimalizaci administrativní náročnosti pro klienty. To znamená, že se snažíme schůzky minimalizovat tak, aby se náš klient mohl věnovat svému byznysu a my za něj zajistíme všechno ostatní.
Od prvního kontaktu, kdy my zanalyzujeme klientův záměr, dohodneme se, že má smysl žádat o podporu a zpracujeme soupis požadavků, tak máme jeden až dva online cally anebo případně osobní schůzky, kde si projdeme veškeré požadavky, které jsou v rámci té žádosti o podporu nutné. Vše se odvíjí od poskytnuté součinnosti klienta.
Kolik klientů už vám vlastně prošlo rukama za dobu existence firmy?
Za necelých sedm let je to víc než stovka klientů. Určitě bychom zvládli více, ale jak jsem říkala na začátku, pro nás je důležitá kvalita projektů a šance na úspěch při podané žádosti o dotaci.
Jaký to je finanční objem zpracovaných dotací?
Je to přes jednu miliardu korun, aktuálně přes 1,4 miliardy.
Pokud počítám správně, je to průměrně zhruba deset miliónů korun na klienta.
Ano, ale máme v historii i čtvrtmiliardový projekt, takže je to opravdu individuální.
Co vaši klienti při žádosti o dotaci nejčastěji podceňují?
Přichází k nám od jiných poradců klienti v průběhu procesu a tam vidíme, že nejčastěji podceňují termíny. Shodou okolností zrovna teď řešíme případ, kdy klient má jenom dva měsíce na realizaci. To bude velmi náročné, ale uděláme maximum, abychom jim pomohli a dotace byla zrealizována.
Druhým nejčastějším problémem je kvalita přípravy veřejné zakázky. To znamená zejména zadávací dokumentace, na základě které se provádějí nákupy, jež se poté z dotace proplácí.
Proto je důležité, aby žadatelé o podporu měli opravdu odborné dotační poradce a administrátory veřejných zakázek, to je pro úspěch klíčové.
To mě vede k další otázce. Jak poznat solidního dotačního poradce nebo solidní firmu? Na co si dát pozor, když hledám, koho oslovit?
Kvalita spolupráce se pozná, až když probíhá. Ale určitě bych doporučila, aby se klienti zaměřili na silné a ověřitelné reference. Naše společnost primárně funguje na bázi doporučení, většina klientů k nám přichází díky spokojenosti jiných klientů.
Určitě je nutné pohlídat si splnění slibů, které poradci prezentují. Úplný základ je uvědomit si, že úspěšnost žádosti o dotace není stoprocentní.
To znamená, že pokud jakýkoliv poradce tvrdí, že dotace stoprocentně vyjde, tak je to velký red flag. Žádný poradce vám nemůže získání dotace garantovat. O tom opravdu rozhoduje pouze poskytovatel dotace.
Je nějaký vhodný čas, kdy se o dotace zajímat? Má systém dotací nějaké cykly?
Já jsem zastáncem toho, že pokud by podnikateli dotace pomohla, tak ať opravdu žádá kdykoliv. Tím chci říct, že není lepší nebo horší doba. Pokud má žadatel strategické plány nebo třeba nápad v průběhu roku, tak by měl prověřit, jestli o podporu může žádat anebo ne, protože pokud ji nevyužije on, využije ji někdo jiný a získá konkurenční výhodu.
Vždy žadatelům doporučuji, aby realizovali projekty, které je opravdu někam posunou. Ale máme i zkušenost, že jsme klientům žádost o podporu rozmluvili.
Kde mohou podnikatelé informace o dotačních titulech hledat? Kde najít informace o tom, jestli je pro ně a pro jejich záměr vypsán vhodný titul?
Třeba na našich webových stránkách www.novixo.cz tam máme nejzajímavější dotační tituly vypsány, včetně základního obsahu a základních podmínek.
Skvělý je portál dotaceeu.cz, kde se vlastně sdružují dotace v rámci České republiky, lze tam dobře vyhledávat a filtrovat.
Mohou se firmy či spolky naopak obrátit přímo na vás s tím, že mají nápad a vy jim pomůžete najít vhodný dotační titul?
I toto děláme. Ale jsme opravdu raději, pokud žadatel ví, co chce a má reálný záměr, který ho posune, protože nejsem zastáncem toho, aby se podávaly projekty jenom proto, že je tam ta možnost.
Než vás klient osloví, co si má předem připravit?
Jak už jsem zmínila, tak určitě musíme znát právní formu, na kterou se bude žádat podpora. Potom samozřejmě finanční objem, který je s tím nápadem spojený. Místo realizace včetně základního popisu, jaké výdaje by chtěl profinancovat z dotace a samozřejmě popsaný nápad nebo potřebu.
Na webu píšete, že máte 99% úspěšnost při žádostech. To vypadá skvěle. Čím to je?
Já si myslím, že je to proto, že opravdu řešíme kvalitu projektů a jsme schopni i před podáním žádosti přípravu stopnout, pokud zjistíme, že je tam nějaké riziko, o kterém jsme předtím nevěděli.
Umíte klienta i odmítnout? Kolik procent klientů odmítnete?
Jsou to jednotky klientů. Měli jsme třeba případ, kdy jsme věděli, že žadatel žádost opravdu nestihne a nedávalo smysl, abychom ten projekt podali, když by alokace byla okamžitě při zahájení příjmu žádostí o dotaci vyčerpána.
V druhém případě se nám stalo, že se jednalo o soukromou firmu, která má miliardový obrat a chtěla žádost o podporu v hodnotě cca 10 mil. Korun. Z toho by byla dotace pouze 500 tisíc korun, protože poskytovatel dotace by neproplatil všechny plánované výdaje.
Tuto žádost jsem společnosti rozmluvila, protože administrativní náročnost s sebou nese i jisté náklady, ať už na naši práci, na administraci schváleného projektu, na výběrová řízení, případně technické partnery a v tu chvíli to nedávalo smysl.
Jaké chyby dělají žadatelé nejčastěji a dokážete jim pomoci chyby napravit, když už jsou v další fázi dotace?
Ano, dokážeme pomoci žadatelům, kteří se na nás obrátí v průběhu realizace projektu, to se nám stává poměrně často, ale jsou situace, kdy už opravdu pomoct nemůžeme.
Typickým příkladem je, pokud je žádost o podporu podána a zjistí se, že jsou dokumenty chybné a oprava dokumentů by znamenala datum po podání žádosti, tak v tu chvíli už opravdu nedokážeme pomoct.
Jak hlídáte, aby dotace byly proveditelné a obhajitelné při kontrole?
Momentálně máme u našich klientů sedm kontrol za poslední dva měsíce, které buď probíhají nebo už jsou úspěšně ukončeny. Zrovna dnes mi klientka psala, že kontrola našeho projektu u nich proběhla v pořádku.
Každopádně to začíná tím, že podmínky čteme kompletně už při přípravě žádosti o podporu. Žadatele už v této fázi upozorňujeme na to, co ho čeká v případě realizace projektu. To znamená, že žádost o podporu obsahuje veškeré výdaje s projektem spojené a zároveň je klient připravený i na další administrativní kroky spojené s realizací projektu a následnou udržitelností po jeho ukončení.
Kdybyste měla říct podnikatelům jednu radu ohledně dotací, jaká by to byla?
Svým poradcům nic nezatajujte. Opravdu jednejte napřímo, jedině tak vám bude moci váš dotační poradce pomoci podle svého nejlepšího vědomí a svědomí.
Jak po náročné práci odpočíváte? Co děláte ve volném čase?
Já moc ráda pracuji, takže to je trošku problém, ale pokud máme prostor, tak s přítelem rádi vyrážíme na hory. Turistika nebo lyže mi perfektně vyčistí hlavu.
Rozhovor vyšel v březnovém čísle magazínu Patriot.
